W świetle Ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów obowiązki ciążące na przewoźniku dotyczą przede wszystkim towarów, transportowi, których często towarzyszą przestępstwa wyłudzenia – są to przede wszystkim alkohol, wyroby tytoniowe czy paliwa płynne.

Środkiem technicznym służącym do przeprowadzania monitoringu drogowego przewozu towarów jest tzw. Rejestr zgłoszeń, który jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i odbywa się poprzez system e-przewozu SENT, czyli przez stronę internetową „Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych”. Obowiązkiem nadawcy towaru jest wysłanie zgłoszenia do odpowiedniego organu, w odpowiedzi na które otrzymuje numer referencyjny. Jeżeli przewoźnik nie otrzyma takiego numeru od nadawcy, ma obowiązek odmówić świadczenia usługi. Co istotne, kierujący pojazdem musi zawsze dany numer referencyjny posiadać przy sobie.
Podczas gdy przewoźnik musi w zasadzie jedynie posiadać numer referencyjny, większość obowiązków spoczywa na podmiocie nadającym – chodzi tutaj przede wszystkim o wypełnienie formularza na stronie SENT. Formularz zawiera dane dotyczące przewożonych towarów, ich masy, danych adresowych miejsca wysyłki i odbioru itd.
Na rynku już dostępne są płatne aplikacje ułatwiające korzystanie z platformy SENT, uzbrojone w narzędzia dodatkowe, które pozwalają zabezpieczyć się przed karami spowodowanymi brakiem numeru referencyjnego, jego przedawnienia lub innych braków w dokumentacji. Te narzędzia to między innymi alerty upływającego terminu ważności numeru, ułatwienia dotyczące wypełniania formularza, zautomatyzowana aktualizacja stanu zgłoszenia i inne. Cena takiego systemu waha się na poziomie kilkuset złotych.
Systemy te udostępniają najczęściej możliwość integracji z innymi systemami – np. z systemami monitoringu GPS, które pozwalają na automatyczne dekodowanie adresów wszystkich postojów (np. załadunku lub rozładunku). Co więcej, np. platforma monitoringu GPS ikol udostępnia możliwość importowania bazy danych klientów, nawet 20 000 punktów geograficznych – na przykład przejść punktów nadania, punktów odbioru, przejść granicznych, centrów logistycznych, magazynów itd. Każdy postój w takim punkcie zostaje natychmiast rozpoznany przez platformę monitoringu GPS i może zostać wykorzystany przez system klienta. Cena dostępu do platformy GPS to opłata abonamentowa rzędu 20-50 złotych miesięcznie za każdy pojazd.
Globalni dostawcy niechętnie podejmują się wchodzenia na lokalne rynki z produktami typu aftermarketowego. Dlatego w zasadzie od początku istnienia sprzętu i systemów telemetrycznych, monitoringu GPS flot, de facto w całej Europie (a można też mówić, że tak dzieje się globalnie), tego typu rozwiązania oferują firmy doskonale orientujące się w rynku i znające realia prawne w danym kraju – będą to więc generalnie rzecz biorąc firmy polskie.
Oferta telematycznego systemu monitoringu GPS pojazdów i towarów IKOL zawsze jest dostosowywana do nowych uwarunkowań prawnych. Na przykład w 2014 roku, przy wprowadzeniu obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów do odliczania 100% VAT od kosztów związanych z eksploatacją pojazdów, IKOL był jednym z pierwszych, jeżeli nie pierwszym systemem, który wprowadził odpowiedni produkt na rynek, równo z wejściem w życie ustawy i odpowiednio rozporządzenia.